Bei der Stadt Bad Münstereifel (Auftraggeber) besteht der Bedarf an einer Archivsoftware. Das bisherig genutzte Stadtarchiv, welches sich im historischen Rathaus der Stadt Bad Münstereifel befand, wurde bei der Flutkatastrophe 2021 beschädigt. Hierbei entstanden auch Schäden an den im Stadtarchiv eingelagerten Dokumenten und dem Fotoarchiv der Stadt Bad Münstereifel. Mittelfristig soll das Stadtarchiv in ein neues Gebäude umgesiedelt werden.
Aufgrund dieser räumlichen Situation sowie vor dem Hintergrund der anstehenden Restaurierungsmaßnahmen der beschädigten Dokumente und Fotos werden in den nächsten Jahren Transporte und Umzüge mit dem Archivgut nötig sein, die durch eine adäquate Magazin- und Standortverwaltung koordiniert und dokumentiert werden müssen. Durch die aktuelle Situation des Stadtarchivs ergeben sich besondere Anforderungen an die neue Archivdatenbank: Das Archivgut wird, je nach individuellem Schadensbild, einen bis mehrere Restaurierungsprozesse in unterschiedli-chen Werkstätten durchlaufen. Diese Abläufe müssen in der neuen Archivsoftware abbildbar sein. Die Datenbank muss die Dokumentation von Schadensbildern, der vorgenommenen Konservierungs- und Restaurierungsmaßnah-men sowie Empfehlungen für die weitere Lagerung und Nutzbarkeit des Archivgutes darstellen können.
Darüber hinaus muss in der neuen Archivsoftware abbildbar sein, welche Bestände im Zuge der Flutkatastrophe 2021 zerstört wurden (Flutverlust) und bei welchen Archivgütern ein (hoher) Bild- bzw. Textverlust eingetreten ist, z.B. bei Fotografien durch Verlust der Oberfläche oder bei Urkunden durch starkes Auswaschen der Tinte.

Es handelt sich bei diesem Projekt um eine durch das Land Nordrhein-Westfalen und die Bundes-republik Deutschland geförderte Maßnahme zur Beseitigung von Schäden an öffentlicher und privater Infrastruktur sowie zum Wiederaufbau anlässlich der Starkregen- und Hochwasserkata-strophe im Juli 2021 (Förderrichtlinie (FRL) Wiederaufbau Nordrhein-Westfalen) vom 27. Mai 2025.

Bieter/Bietergemeinschaften haben folgende Eigenerklärung zu Ausschlussgründen einzureichen:
- Erklärung zu §§ 31 UVgO i.V.m. § 123, 124 GWB,
- Erklärung zur Selbstreinigungsmaßnehmen i.S.d. § 125 GWB (sofern einschlägig)

Eigenerklärung zu einer Berufshaftpflichtversicherung mit:
- mindestens 5 Mio. EUR je Verstoß für Personen- und Sachschäden sowie
- mindestens 3 Mio. EUR je Verstoß für Vermögensschäden inklusive Schäden aufgrund von datenschutzrechtlichen Verstößen.
Weitere Anforderung:
Die Gesamtleistung des Versicherers innerhalb eines Versicherungsjahres muss mindestens das Doppelte dieser Deckungssummen betragen. Sofern ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne (noch) nicht besteht, ist eine Eigenerklärung des Bieters/der Bietergemeinschaft ausreichend, wonach im Auftragsfall ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne erfolgen kann (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV).

Referenzen:
Eigenerklärung zu geeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den
letzten höchstens drei Jahren erbrachten vergleichbaren Dienstleistungen mit Angabe des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Ausgangspunkt für die Berechnung des entsprechenden Jahres-Korridors ist der Tag des Ablaufs der Abgabefrist der Angebote.
Maßgeblich ist, dass bei der Referenz der Abschluss der beauftragten Leistung in diesen Zeitkorridor fällt. Ob der Beginn der Leistung in den Zeitkorridor fällt, ist hingegen nicht ausschlaggebend.

Als Mindestanforderung an die Eignung gilt, dassmind. 1 wertbare Referenz vorgelegt werden muss. Wird keine wertbare Referenz vorgelegt, erfolgt der Ausschluss aus dem Verfahren.

Als Mindestanforderung gilt, dass mindestens eine vergleichbare Referenz aus den letzten 3 Jahren, welche die Lieferung einer Archivsoftware zur Dokumentation von Archiv- und Schriftgut umfasst, vorgelegt werden muss.

Nachunternehmer:
Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Hierzu hat der Bieter/die Bietergemeinschaft mit dem Angebot beizubringen:
- Nachunternehmererklärung
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind im Vergbeverfahren einzureichen:
- Verpflichtungserklärung Nachunternehmer (sofern einschlägig),
- Eignungsnachweise von Nachunternehmern sowie deren Erklärung zu §§ 31 UVgO iVm §§ 123 ff. GWB, (sofern einschlägig).
- Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung (Personen- und Sachschäden sowie Vermögensschäden inkl. Schäden aufgrund von datenschutzrechtlichen Verstößen; sofern ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne (noch) nicht besteht, ist eine Eigenerklärung ausreichend, wonach im Auftragsfall unverzüglich eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.
- Angaben zu geeigneten Referenzen bezogen auf die jeweils vorgesehenen Leistungsteile des vorgesehenen Nachunternehmers. Die Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Referenzen ergibt sich aus den Anforderungen der Ausschreibung.

Die an die Eignung gestellten Mindestanforderungen gelten für die Nachunternehmer, die für die jeweiligen Teile des Auftrags vorgesehen sind, nicht.

Die vorangestellten Erläuterungen gelten für alle Erklärungen und Nachweise zu rechtlichen, wirtschaftlichen, finanziellen und
technischen Angaben.

Der AG lässt neben Eigenerklärungen auch Nachweise als Beleg für die Eignung zu, die innerhalb einer Präqualifizierung im Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV), im amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ) und im PQ VOL erworben wurden. Es gelten nur die Kriterien als erfüllt, auf die sich die Prüfung der Präqualifizierungsstelle bezieht. Die Erläuterungen zur Präqualifikation gelten für alle geforderten Erklärungen und Nachweise.

Bietergemeinschaften (§ 32 UVgO)
Bieter können sich zu Bietergemeinschaften zusammenschließen. Siehe hierzu auch Anlage 2. Hierbei ist mit dem Angebot beizubringen:
- Bietergemeinschaftserklärung (§ 32 UVgO)

Eignungsleihe:
Bieter können sich zum Nachweis der Eignung der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe). Diesbezüglich ist mit dem Angebot einzureichen:
- Eigenerklärung Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe)

Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind im Falle einer Eignungsleihe einzureichen:
- Eignungsnachweise des/der anderen Unternehmen sowie dessen Erklärung zu §§ 31 UVgO i.V.m. 123 ff. GWB
- Verpflichtungserklärung bei Eignungsleihe

Hinweis: Sollte für die berufliche oder technische Leistungsfähigkeit eine Eignungsleihe erklärt werden, muss das entsprechend
eignungsverleihende Unternehmen gleichzeitig als Nachunternehmer eingesetzt werden.

Wettbewerbsregisterabfrage:
Der AG behält sich vor, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister für das Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll, bei der
zuständigen Stelle abzufordern. Nicht in Deutschland ansässige Unternehmen haben auf Verlangen eine gleichwertige Urkunde
Ihres Herkunftslandes oder, falls diese nicht verfügbar ist, eine sonstige Erklärung entsprechend den Anforderungen einzureichen.

Verwendung von Musterformularen:
Innerhalb der Vergabeunterlagen finden sich vom Bieter auszufüllende Musterformulare, die zu verwenden sind. Geforderte
Erklärungen, die sich nicht anhand dieser abgeben lassen, sind grundsätzlich als Eigenerklärung abzugeben.
Zudem reichen - soweit nichts anderes ausgeführt ist - Eigenerklärungen aus.

Mindestanforderung an die Eignung:
Die Mindestanforderungen an die Eignung sind als solche vorangestellt ausgewiesen und müssen von dem Bieter/der Bietergemeinschaft erfüllt werden. Werden diese nicht erfüllt, erfolgt ein Ausschluss des Angebots aufgrund fehlender Eignung.