Art der Leistung
Die Stadt Aachen beabsichtigt den Abschluss eines Vertrages für die Nutzung einer KiTa-App in den 56 städtischen Tageseinrichtungen für Kinder. Ziel ist die Bereitstellung einer modernen, nutzungsfreundlichen Lösung zur Unterstützung der KiTas in den Bereichen Information, Kommunikation und Organisation. Es soll eine bereits bestehende App gefunden werden, die den städtischen Anforderungen sowohl inhaltlich als auch aus Sicht der Datensicherheit, des Datenschutzes und dem Kinderschutz entspricht und in vergleichbaren KiTas/Kommunen eine Referenz hat. Der Anbieter der neuen App soll zudem Ansprechpartner für den Support sein.

Umfang der Leistung
Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate. Insgesamt müssen alle 56 städtischen KiTas (ca. 3843 Plätze/Kinder, ca. 1089 Mitarbeitende davon ca. 162 Leitungskräfte) inkl. der dazugehörigen Eltern/Sorgeberechtigten1 (voraussichtlich ca. 7000) mit der neuen App ausgestattet werden (siehe Anlage 2 "Kalkulationsgrundlage Nutzende").

Der Projektstart ist sobald wie möglich bzw. direkt im Anschluss an die Auftragserteilung vorgesehen, voraussichtlich im Winter 2026/2027. Der Rollout ist für einen Zeitraum von rund einem Jahr geplant und wird in drei Phasen umgesetzt. In der ersten Phase werden im Winter 2027 die KiTas (15) angebunden, die derzeit bereits eine App (Kita-Kompass) nutzen. Bis zum Sommer 2027 folgen in der zweiten Phase die bereits mit der notwendigen Hardware ausgestatteten KiTas (18). Die verbleibenden KiTas (23) werden anschließend bis Ende 2027 an das System angeschlossen. Die Ausstattung mit der entsprechenden Hardware erfolgt seitens der Stadt Aachen frühzeitig vor dem Anschluss der KiTas. Die Kostenkalkulation hat die geplante sukzessive Einführung (Rollout) zu berücksichtigen.

Weitere Informationen siehe Vergabeunterlagen

Vorzulegende Nachweise:
Eigenerklärung gem. §§ 123, 124 GWB national; Eigenerklärung des Unternehmens gemäß §§ 123, 124 GWB; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung

Vorzulegende Nachweise:
Angaben zur KiTa-spezifischen Produktnutzung; Angaben zur KiTa-spezifischen Produktnutzung:
Anzahl registrierter aktiver Gesamtnutzenden, Anzahl aktiver Datensätze in Trägern, Einrichtungen, Plät-zen/Kindern, Eltern; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung
Angaben zur Weiterentwicklung; Angaben zur Weiterentwicklung:
Kurze Beschreibung der Arbeitsweise, Updatehistorie und Ausblick der KiTa-spezifischen Produkte hinsichtlich neuer Funktionen und Module; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung
BSI-Checkliste; ausgefüllte BSI-Checkliste (s. Anlage 3); Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung
Unternehmensdarstellung; allgemeine Unternehmensdarstellung (max. 4 DIN A4 Seiten):
Beschreibung des Unternehmensprofils mit Aussagen zu Angebotsspektrum und Kerngeschäft, zu Partnerschaften/Kooperationen und zur Organisations- und Finanzstruktur. Außerdem soll daraus hervorgehen, wie lange das Unternehmen bereits am Markt vertreten ist, wie lange die Produkte bereits bestehen und wie viel Personal in welchen Tätigkeitsbereichen beschäftigt ist.; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung
Referenzliste; Referenzliste mit der Angabe der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen:
Angabe des Umfangs der Leistung/Auftragswert, Ausführungsort, Ausführungszeit, Auftraggeber mit Adressdaten und Trägergröße (Anzahl der Einrichtungen und Gesamtzahl der KiTa-Plätze). [Auf Anforderung sind Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie zur Konkretisierung des Auftrages die Auftrags-, Rechnungs- oder Kundennummer zu benennen.]; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung
Kurzbeschreibung von mind. 3 vergleichbaren Referenzprojekten; Kurzbeschreibung von mind. 3 vergleichbaren Referenzprojekten (max. 1 DIN A4 Seite/Projekt); Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung
schriftliche Bestätigung/Eigenerklärung, dass für die Auftragsdurchführung ausreichend geeignetes Personal zur Verfügung steht/gestellt wird, um den Auftrag im geplanten Zeitrahmen ordnungsgemäß abzuwickeln; schriftliche Bestätigung/Eigenerklärung, dass für die Auftragsdurchführung ausreichend geeignetes Personal zur Verfügung steht/gestellt wird, um den Auftrag im geplanten Zeitrahmen ordnungsgemäß abzuwickeln; Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung

Folgende Mindestanforderungen müssen erfüllt sein:
- mind. 10 fest angestellte Mitarbeitende
- davon arbeiten mind. 4 fest angestellte Personen mit entsprechender Qualifikation im Tätigkeitsbereich der Entwicklung, Programmierung (IT)
- bereits seit mind. 3 Jahren bzw. seit 2023 bestehendes KiTa-spezifisches Produkt
- mind. 3 vergleichbare Referenzkunden in den letzten 3 Jahren bzw. seit 2023 v.a. hinsichtlich Trägergröße und Förderung nach Landesbildungsgesetzen wie z.B. KiBiz
- mind. 21000 registrierte aktive Gesamtnutzende
- konstante Weiterentwicklungshistorie: mind. 4 Updates pro Jahr sowie mind. halbjährlich in den letzten 3 Jahren bzw. seit 2023
- Erfüllung der BSI-Checkliste (Anlage 3)

Alle Bewerbenden, die die Mindestanforderungen erfüllen, werden im Rahmen der anschließenden Verhandlungs-vergabe zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Hinweise zur Verhandlungsvergabe nach erfolgreichem Teilnahmewettbewerb:

Für die Teilnahme an der Verhandlungsvergabe sind mit dem Angebot folgende Unterlagen einzureichen:
- ausgefüllte Tabelle "Übersicht der Leistungen" inkl. Ausführungen inwiefern die einzelnen Punkte erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang
- ausgefülltes Leistungsverzeichnis / Angebotsblatt
- ausgefülltes Angebotsschreiben

Angebote, welche die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen. Als erfüllt gelten nur fertig programmierte Bestandteile. Diese müssen in der bereitzustellenden Version gezeigt und getestet werden können. Alle Bietenden, deren Angebote die Mindestanforderungen erfüllen, werden mit einer Vorlaufzeit von ca. 14 Kalendertagen aufgefordert ihr angebotenes Produkt im Rahmen einer Präsentation vorzustellen.
Für die Präsentation stehen jedem Bietenden maximal 90 Minuten zur Verfügung. Inhaltlich sind schwerpunktmäßig die wesentlichen Funktionen der Anwendung darzulegen sowie die grundlegenden Prozesse in den verschiedenen Modulen v.a. Information, Kommunikation, Kalender, Abfragen, digitales Gruppenbuch vorzustellen. Die Präsentation kann vor Ort in Räumlichkeiten der Stadtverwaltung Aachen oder online z.B. via Zoom erfolgen. Anschließend folgen Gespräch und Diskussion (ca. 30 Minuten) mit dem aus Vertreter*innen der Stadt Aachen bestehenden Gremium.
Im Anschluss an die Präsentation stellen die Bietenden eine entsprechende Testversion ihres angebotenen Produktes zur Verfügung. Für die Testung durch ein Gremium von städtischen Mitarbeitenden sind ca. 3 Wochen eingeplant.

Nach der Testung der angebotenen Produkte und abschließenden Wertung erhalten die Bietenden nach Rücksprache die Möglichkeit, ein finales (überarbeitetes) Angebot abzugeben.
Gemäß § 12 Abs. 4 UVgO behält sich die Stadt Aachen als Auftraggeber vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen, auch ohne zuvor verhandelt zu haben.
Der Bietende mit der höchsten erreichten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Bei Punktegleichheit entscheidet das Los.

Abschließend wird darauf hingewiesen, dass keine Übernahme der für die Angebotserstellung sowie die Präsentation und die zur Verfügung gestellte Testversion entstehenden Kosten erfolgen kann.

Die Wertung der Angebote erfolgt durch ein Gremium von städtischen Mitarbeitenden aus Verwaltung und KiTas mit Hilfe eines Punktesystems. Es werden folgende Wertungskriterien berücksichtigt (näheres siehe Anlage 5 "Wertungsmatrix"):
- Fachliche Bewertung (35%)
- Technische Bewertung inkl. Nutzungsfreundlichkeit (35%)
- Gesamtpreis (30%)

weitere Details siehe Vergabeunterlagen

Gemäß VOL/B und den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB)

- Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert